新入社員『よく上司や先輩社員から仕事ができないと叱られます…
早く一人前になりたいのですが、具体的に何をやったらいいのかわかりません。
とっておきの方法があったら教えてください!』

こんなお悩みにお答えします。

記事のテーマ
  • 一人前の社会人になるために知っておくべき7つの方法

前置き

この記事は新入社員から入社後2~3年くらいの社会人の方に向けて執筆しています。お伝えするのは、はやく一人前の社会人になるために、今すぐやるべきことです。

記事を書いている僕は、現在は行政書士をやっていますが、それまでは大手IT企業でプログラマをしていました。長い研修、配属後のOJT、お客様先でのサービス業務を通じて、かなり多くのノウハウを蓄えてきたつもりです。

この記事でお伝えする方法は7つありますが、1つでも習得することで、かなりのスキルアップにつながるかと思います。

新入社員が「やるべきこと」はこれだけ!【7つの方法】

新入社員が一人前の社会人に少しでも早く近づき、会社から評価されるために絶対にやるべき7つの方法をご紹介します。

ただし、お伝えする方法は身につくまでに時間がかかるものもあります。明日からすぐできるものもあるので、できるだけ日々の習慣として続けられるようになると効果アップです。

1つ皆さまにお伝えしたいことがあります。

一人前になるためには、「技術」と「マインド」を育てることが大切です。

技術というのは、それぞれの仕事のスキルです。プログラマであれば、プログラミング能力、コード解析能力などです。つまり、自分の仕事(業務)を正確にこなしていくためのスキルですね。

たしかに業務さえうまくこなせれば、仕事は片付くでしょう。ですが、技術に負けないくらい大切なスキルがあります。それが、「マインド」です。

マインドとは、つまり心のことです。

社会人となったからには、もう学生のような心持でいることはできません。常にチームのため、お客様のため、会社のために行動しなければなりません。

ちょっと厳しいかもですが、これまで人とあまり関わってこなかったから、一人でできる仕事がしたい…なんてことも通りません。

仕事はチームで連携してやることで、能率が上がり、実績につながるのです。そのため、自分自身のマインドを育てていなかくてはならないのです。

ある意味では、技術はすぐに身についていきますが、このマインドを鍛えるのはとっても難しいことだと思います。

以降では、主にマインドを鍛えるためのノウハウをご紹介していきます。

新入社員がやるべきこと1:挨拶は笑顔ではっきりとする

就職活動をパスされた方ならば、「当たり前でしょ!」とおっしゃるかもしれませんが、社会人として大きな声で挨拶をするのは鉄則ですね。

ただし、ただ大きい声だけではいけません。はっきりと明瞭に話せるように努力しましょう。

「うちの新人、声は大きいんだけど、よくどもるし、噛むし、何言っているのかわからないんだよ!」

なんてことにならないようにしたいですね。

また、挨拶を大きな声でと書きましたが、それも時と場合によります。

「朝の挨拶」「退社時の挨拶」などは大きな声で行いますが、静かにしなければいけない場合には、当然ですが相応のボリュームで話しましょう。

隣の席の先輩社員に質問するときなどに、やたら大きな声を出してしまうと、かえって「声でか!ちょっとうるさいなぁ」なんて思われてしまうかもしれません。

あと、新人のうちは、できるだけ挨拶は自分から行えるようになりましょう。

朝の「おはようございます!」や退社時の「お疲れさまでした!」などは、相手が言うのを待ってからではなく、自分から率先して言えると良いですね。

そして一番大切なのは、笑顔で挨拶できることです。いくら声が大きくハツラツしていても、顔が死んでいたら怖いですよね。

新入社員がやるべきこと2:報・連・相(ほうれんそう)をマスターする!

報・連・相(ほうれんそう)という言葉を聞いたことはありますか?社会人になれば、嫌ほど耳にする言葉になります。

これは、報告・連絡・相談の大切さを意味する言葉ですね。

依頼された業務が完了すれば、上司や先輩社員に実績の報告をするのが通常です。

仕事でトラブルが発生したり、わからないことがあり悩んでしまった場合には、上司や先輩に相談するでしょう。

社内で共有すべき情報は、しっかりと連絡(連携)をする必要がありますね。

要するに、これらの行動を徹底しましょう、というのが報・連・相に込められた意味です。

この報・連・相が大切なのは理解しているのですが、実際にやるとなると、ためらってしまう社員が多いかもしれません。私も新人のうちはそうでした。

つい仕事が忙しくて上司への報告を忘れてしまって怒られたり、連絡事項を忘れてチームに迷惑をかけたり、もっと早く相談すべきだったのに後になってから相談して大変なことになったり…

会社は基本的にチームで動いています。つまり、メンバーの一人でも上記のような報・連・相ができない人がいると、チーム全体が困ってしまうのですね。

新人のうちは、できなくて当たり前なので、少しずつ覚えていけばいいのです。

しかし、入社後2~3年経っても報・連・相が全くできません!なんてなると、上司から怒られてしまいますから、注意しましょうね。

新入社員がやるべきこと3:予定と実績(予実)の管理を徹底する!

これはとても大切なことなので、是非マスターしてほしい内容ですが、なかなか難しいことでもあります。

仕事をする上で、いつでも予定と実績の管理を心がけましょう。

どういうことかというと、まずその日の初めに、1日の予定を立てるのです。たとえば次のような感じ。

  • 午前中の9時~11時までに作業Aを終わらせる
  • 作業Aが終わり次第、チームに結果を連携し、昼休みまでは作業Bを行う
  • 午後3時までに作業Bの残りを片付ける
  • 定時までは新人成果発表会の資料作りを行う

たとえばですが、上のような予定を、ある程度具体的に立てておくのです。これが「予定」を立てる段階ですね。

当然ですが、その日にやるべきことを明確にしていない状態で、「思いついた仕事をやろう!」なんてことは通りません。

重要な仕事であれば、上司から「いついつまでに終わらせて!」とか「何時ぐらいに終わりそう?」とか言われることも多々あります。

自分の力で、一日の作業計画が立てられるようになれば、一人前に一歩近づきます。

1日の終わりに実績をチェック!

そして、一日の終わりに、予定どおりの仕事ができたかどうか(実績)をチェックするのです。

予定は立てっぱなしではいけません。必ず後で、実績はどうだったかを反省しましょう。

予定どおり進んでいれば全く問題はありません。「予定どおり完了しました!」と報告すればよいのです。

しかし、予定どおり進んでいないと、「いったい何が悪かったのか」を考え、次に活かしていかなければなりません。

ここで報・連・相の出番で、なぜ予定どおりに進まなかったのか、あとどのくらい時間があれば終わるのか、今後の対策などを報告、相談するわけです。

文章だと簡単に見えるかもですが、この予実管理は慣れるまでに相当な時間がかかると思います。これがある程度身につけば、だいぶ有能な社員になっているかと思います。

新入社員がやるべきこと4:KPT(Keep, Problem, Try)管理をやってみる!

KPT管理というものがあります。KPTは次の頭文字となっています。

  • K ・・・ Keep(維持すべきこと)
  • P ・・・ Problem(問題、解決すべきもの)
  • T ・・・ Try(次に試すこと)

一日の仕事の中で、成果があり、今後もこの調子で維持していくことを「K」として書き留めておきます。

逆に、問題が発生し、解決しなければならない事象について、「P」として書き留めておきます。

発生した問題をどのように対策を立てて対応していくか、今後はどのように作業を行っていくか、これを「T」として書き留めておきます。

このように、KPTを管理していくわけですが、パソコンのメモ帳やエクセルでも良いですし、ノートでも良いので、書き留めておくと良いでしょう。

これらの内容は、時間が経てばだんだん風化してしまい、やがては「えっ、そんな問題起こったっけ?」と忘れてしまうものです。すると、忘れた頃にまた同じミスをしてしまう危険があるのです。

自分が過去にどんな過ちをしたのか、そしてどんな対策が功を奏したのか、などを忘れないように記録しておくことがとても大切となります。

新入社員がやるべきこと5:「なぜなぜ分析」に挑戦してみる!

業務の問題解決をする上で抜群の威力を発揮する方法をご紹介します。あらゆるジャンルで通用するので、必ずマスターしてくださいね。

社会人になると、「なぜなぜ分析」という言葉をよく聞くようになります。これは、問題の本質をとらえる上で、役に立つ、ものの考え方です。

たとえば、「なぜ私は働くのか?」という問いかけについて、なぜなぜ分析をやってみると、次のような感じになります。

私は「なぜ」働くのだろうか

⇒ お金を稼ぐため

では、「なぜ」お金を稼ぐのか

⇒ 標準的な暮らしをするため(生活に困らないようにするため)

では、「なぜ」標準的な暮らしをするのか

⇒ 病気で死亡するリスクを減らすため

では、「なぜ」病気で死亡するリスクを減らすのか

⇒ 少しでも長く家族と幸せに暮らすため

このような感じで、なぜ?なぜ?と掘り下げていくのです。上で示した例はイメージを掴んでもらうために考えたものです。論理の飛躍や不自然な点はご了承ください。

このように「なぜなぜ分析」をしていくと、問題となっている事項の本質が見えてくる場合があります。

つまり、上手に分析ができるようになると、問題に対して、的外れな対策をとることがなくなり、適切な問題解決が期待できるわけですね。

新入社員がやるべきこと6:率先して電話に応対する!(出ないはダメ)

どこの会社でも、新人の間は電話番になることが多いでしょう。私も新人のうち(入社後2年くらい)は電話番でした。

電話は同じ社内からかかってくる内線の場合もありますし、社外のお客様からかかってくる外線の場合もあります。

内線はその席の人が出ればいいのですが、席を外している場合には、近場の誰かが出てあげる必要があります。新人が率先して出るようにしましょう。まわりの社員から感謝されるようになりますよ!

外線については、電話応対のマナーが大変重要になってきます。このマナーについても、なるべく早めに覚えるようにしましょう。

電話応対は最初は緊張しますが、慣れてしまえば簡単です。

電話応対のマナーについてはも是非ご覧くださいね。

新入社員で電話が怖い方へ【結論:みんな同じです】

電話に出るのが怖い(嫌な)人は案外多いと思います。ですが、新入社員の皆さま、安心してください!電話が怖いのは皆同じです。

おろらくですが、先輩社員も周りの人も皆電話に出たくありません。なぜかって?面倒だからです。単純ですね。

ということで、あなただけが嫌なのではなく、これは皆が新人のうちだけ通る道なのです。1年もすれば、また新人が入ってきて、その方が対応することになります。こうなれば、あなたは高見の見物です。

新入社員の方へ!電話対応はすべてマニュアルです

電話応対って、実はとっても単純なんですよ。こればかりは数回電話に出てみればすぐ気づくかと思います。

なぜ単純かって?それはマニュアル通りに話すだけだからです。あとはいくつか敬語の使い方を覚えておくだけ。おそらく小学校の九九の暗記の方がよっぽど難しいと思います。

たとえば、次のマニュアル通りに話せば終わりです。

自分:「はい、〇〇株式会社です!」

相手:「わたくし、〇〇商事の太田です。〇〇部長はいらっしゃいますか?」

自分:「はい、ただいまお繋ぎします。少々お待ちいただけますか?」

⇒ 〇〇部長に電話を転送する

 

~部長が会議中の場合~

自分:「申し訳ございません。部長の〇〇はただいま会議中でございます。ご伝言を承りましょうか?」

と、大体こんな感じです。

要は、このようなマニュアル通りに会話するだけです。なんにも難しいことはありませんよね。ただ面倒なだけです。

次のようにいくつかのパターンをあらかじめ想定しておき、自分なりの答え方を用意しておくだけですからね。

  • 名宛人が電話に出られないパターン(会議、出張、欠勤など)
  • 相手の社名、氏名を聞き返すパターン
  • 伝言を伺うパターン
  • 折り返し電話するパターン

事前に用意しておくだけで、電話に出るのが楽しみになります。さあ、次はどんなパターンかな?という具合です。

新入社員がやるべきこと7:相談できる上司、先輩社員、同僚をつくる!

いつでも困ったときに相談できる上司や先輩社員、同僚を作りましょう。

同僚について言えば、同期の仲間と定期的に連絡を取り合うなどして、つながっておきましょう。

上司は、あなたの直属の上司となります。

どんな会社でも、基本的には、新人を教育する社員(OJTトレーナー)が付きます。仕事のやり方やその他の悩みについて、しっかりと相談をしましょう。

こういった頼れる存在を作っておくことで、仕事がやりやすくなります。お世話になった先輩方には、仕事の業績として恩返しをすればよいのです。

まとめ

一人前の社会人を目指すために、新入社員が心がけることについてお話ししてきました。

これらを頭で理解できていても、実際に行動するとなると、これがまた難しいのです。ですが、少しずつ着実に習得していくことで、必ず一人前に近づけます。

尊敬できる上司や、先輩社員の仕事の仕方や振る舞いをよく観察し、自分の糧としていきましょう。