仕事が覚えられない人『バリバリのビジネスマンになるべく、希望を抱いてスタートしてから早1年。なのに仕事をほとんど覚えた気がしない。。自分は仕事ができない人間なのか?

 

こんな悩みを抱える社員は多いと思います。

この記事では、「大丈夫だよ!」という精神論ではなく、IT企業に入社した僕が1年目にやったことを具体的にご紹介していきます。

この記事でわかること
  • 仕事が覚えられない僕が1年目にやったこと
    • 社会人としての「マインド」を鍛える
    • 業務知識を習得する

仕事が覚えられない:1か月~半年は許容範囲?【No:どんどん覚えましょう】

入社して1か月から半年は仕事ができなくても許容範囲なので、焦る必要はないです!という話をよく聞きます。まぁ確かにその通りかもですが、ぶっちゃけ業種によります。

かなり専門的な知識や技能が必要な職種なら、1年とかかかることも十分あります。逆に言えば、1週間で覚えられないと厳しいかも、、という仕事もあったりします。

なので、自分は新人だからといって、半年仕事ができなくてもいいんだ!という気持ちだけはなくしてください。

当然ですが、仕事は少しでも早く覚えられれば最高ですよね。会社から評価されるし、自分も気持ちがいいです。

仕事が覚えられない僕が新人1年目でやったこと【心と知識を磨く】

入社していきなり即戦力!なんてことは普通はないので、少しずつ吸収して仕事を覚えていくことになります。

そこで、僕が早く一人前の社会人になるために行ったこととして、以下の2点があります。

  • 社会人としての「マインド」を鍛える
  • 業務知識を習得する

僕が入社したIT企業(富〇通グループ)では、よく「マインド」という言葉を使いました。これは直訳すると心、精神という意味です。

つまりマインドを鍛えるとは、自分の心、精神を鍛えるということです。

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一人前の社会人になるには、いつまでも学生気分ではいられませんよね。仕事やお客様への向き合い方から学んでいかなくてはなりません。つまり、自分自身の心の持ち方を鍛えるわけです。

 

さらに、僕の上司は次のようにも言っていました。

業務知識は仕事していれば嫌でも身に付くが、マインドだけはそうはいかない。自分で鍛錬をし、向上させていかなくてはいつまで経っても未熟なままだ。ある意味、業務知識よりマインドを鍛える方が重要だ。

おっしゃる通りだと思います。業務知識を覚えることも大切ですが、社会人としての心、つまりマインドを鍛えることも重要です。

以下、この2点について僕が実際にやったことを解説していきます。

やったこと1:社会人としての「マインド」を鍛える

まず、社会人としてのマインドを鍛えるために僕が1年目にやったことをご紹介します。具体的には以下の6項目です。これだけでも、かなりできる社会人になるかと。

  • 1日は元気な挨拶から始まる!自発的な挨拶を徹底する
  • 社内電話が鳴れば率先して出る
  • 常にメモを携帯し、指示は5W1Hでまとめるよう意識する
  • 報連相はスピードが命!迅速に行動する
  • 正しい敬語が使えるよう練習する
  • 情報は論理的に、相手のメンタルモデルに合わせて伝える

以下、深掘りして解説します。

1日は元気な挨拶から始まる!自発的な挨拶を徹底する

僕が入社して新人研修を受けたとき、人事部の人から次のように言われました。

『新人のうちは仕事ができないのが当然だから気にするな。その分、挨拶だけは誰よりも大きくするように!ベテラン社員ほど挨拶ができなくなっていくから。』

もっともな意見だと思いました。確かに仕事ができないのに挨拶もできないとなると、いったい何ができるの?となりますからね。

仕事ができない分、挨拶だけは大きな声で自発的に行う、、これが一人前の社会人になるための第一歩です。

社内電話が鳴れば率先して出る

どこのオフィスも、電話が鳴れば新人が出るのが当たり前、、という風習があるかと思います。僕の会社でもそうでした。

新人のうちは結構辛いこともありますが、先輩たちも新人のうちは電話番をしていたわけなので、出ないわけにはいきません。

挨拶のときと同様に、仕事ができないのに電話も出てくれないのか、、と失望されてしまいます。僕はこれが嫌で、せめて電話だけでも一人前に出られるように!と意識していました。

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入社して初めて電話に出たとき、社外からの電話だったため、かなり緊張しました。でも電話が切れた後、先輩たちが上手!と拍手してくれたのが嬉しかったです。

 

なお、電話対応がすぐに上達するコツは「【初心者向け!】電話応対がすぐ上達するコツ・意識すべきこと!」にて解説しています。よければご覧ください。

常にメモを携帯し、指示は5W1Hでまとめるよう意識する

僕の会社は社内での移動も多く、社外への出張も多かったので、必ず小さなメモ帳を携帯していました。

いつ電話がかかってくるかもわからないので、いつでも記録ができるようにしていたのです。ワイシャツのポケットにメモ帳とボールペンをいつも入れていました。

どこででも仕事を受けられ、オフィスに戻ってすぐ着手できるフットワークの軽い社員になるには必要なことだと思います。

また、メモをとるときは、必ず5W1Hで話を聞くようにしていました。5W1Hとは次の頭文字です。

  • Who:だれが
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • What:なにを
  • Why:なぜ
  • How:どのように

上司からきた指示を、この5W1Hにのっとって記録していくのです。ちょっとした例で考えてみましょう。

上司「あ、〇〇君?悪いんだけど用事頼まれてくれないかな。」
自分いいですよ!何ですか?
上司「これからメールで送るエクセルの表を、一緒に送るメモ書き通りに修正してほしいんだけど。」
自分あの表完成したんじゃないのですか?なぜまた修正を?
上司「ああ、上への報告用はできたけど、お客様用に一部修正が必要なわけ。」
自分なるほど。いつまでにやればいいですか?
上司「できれば今日中にやってくれるとありがたい。。」
自分了解です。ちなみにエクセルは直接手で修正しますか?それともマクロ(エクセルの機能)を使って修正しますか?
上司「急いでいるから手修正でいいよ。」
自分わかりました。出来次第報告します。トラブルが出たらその都度状況を報告します。
上司「助かる!お願いね。」

はい、こんなやり取りを考えてみます。5W1Hに情報を当てはめると、次の通りです。

  • Who:上司から
  • When:今日中に
  • What:エクセルの表の修正
  • Why:お客様用に一部修正が必要だから
  • How:手修正にて行う

上の例では場所を表すWhereは含まれていませんが、毎回の指示に5W1Hの全部が登場するわけではないです。適宜使い分けてください。

なぜ5W1Hで指示をまとめると良いのかというと、指示の聞き逃しがなくなるからです。

例えばWhenを聞き逃した場合、「やば、作業いつまでに終わらせるんだっけ。。」と困ってしまいます。他にも、Howを聞き逃すと、「やることはわかったけど、どうやって作業を進めたらいいんだ?」とやっぱり困りますよね。

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指示を聞いた後に、1回くらいならもう一度確認しに行っても問題ないです。でも、2回も3回も追加で質問しにいくと、「お前、最初に全部聞いとけよ!」とお叱りを受けることになるかと。気を付けたいところです。

 

このように、指示を聞く心構え(マインド)を鍛えることが大切なのです。

報連相はスピードが命!迅速に行動する

社会人なら報連相を知らない方はまずいないでしょう。報告・連絡・相談を徹底しましょう!という合言葉ですね。1つ上の例にあった、「わかりました。出来次第報告します。トラブルが出たらその都度状況を報告します。」というのも報連相ですね。

とにかく業務が完了したら報告する、トラブルがあったら相談する、チームへの共有事項を連絡する、、という感じで何でも報連相で進めましょう。これを徹底することで、報告が遅れて怒られるということはなくなります。

正しい敬語が使えるよう練習する

せっかく日本人に生まれ、綺麗な言葉が使えるので、どうせなら敬語を正しく使いたいですよね。敬語が使えない大人は案外多いです。

なので、新人のあなたが正しい敬語を使っていれば、きっと一目置かれます。

社外の人、例えば取引先の人とか、お客様とお話するときは、正しい敬語が使えないと恥をかくこともあります。敬語は使っていれば自然と身に付くので、毎日意識してみましょう。

情報は論理的に、相手のメンタルモデルに合わせて伝える

上司へ報告するにおいても、自分の言いたいことを言いたい順番で話したら、きっと上司も混乱しちゃうと思います。なので、情報は論理的にまとめて伝えることが必要です。例えば、次のようにまとめてみると良いです。

  • まず結論を言う。その後に理由を付け加える
  • 考えられる選択肢をすべて挙げる。その上で1つに絞った理由を伝える
  • より重要な情報から伝える。細かな情報はその後に付け加える

こんな感じです。

また、相手のメンタルモデルに合わせた伝え方を意識するとなお丁寧です。

メンタルモデルとは、簡単に言えば「誰でも、こういう状況ならこう考える」という行動や考え方のモデルを表したものです。

一般的に誰もが持つ(共通する)メンタルモデルに合わせて説明をすると、相手も想像しながら聞けるので、話がスムーズに頭に入ってきます。ですが、メンタルモデルにまったく合わない(独特な)説明の仕方をすると、相手が疲れてしまいます。

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ちょっと難しいかもしれません。もっと簡単に言うと、「あの上司だったらきっとこう考えるかな。」「お客さんだったらきっとこういう疑問を持つだろうな。」というメンタルモデルを想像して、その通りに説明してあげるのです。これなら相手も聞きやすいですよね。

やったこと2:業務知識を習得する

マインドだけでなく、業務知識も習得していかなければなりませんね。僕が1年目に行った方法が、以下のとおりです。

  • 疑問点を先輩や上司に質問する
  • 社内メモなどに目を通す
  • インターネットで専門用語などを調べる
  • スキルアップ、専門業務に関する書籍を購入する
  • 仕事のできる先輩の真似をする

掘り下げて解説していきます。

疑問点を先輩や上司に質問する

当然ですが、その業務を一番知っている先輩や上司に質問するのが一番早いです。早いころ、仕事がわかんなくて悩んでいた僕に、先輩が次のように言いました。

『仕事の目的はそれを完了させることだからね。今〇〇君は悩んでいるけど、ある程度悩んでも解決しないなら、聞いてしまった方がいいよ。終わらなくなるから。』

まったく考えなしで、何でも先輩や上司に質問すると、確かに嫌われます。新人は仕事を覚えることも仕事なので、自分の頭で考える必要があるからです。

とはいえ、やっぱり仕事の本来の目的は時間内に終わらせることなのです。そこを間違えてはいけません。これ以上悩むとこの作業終わらないな、、と思ったら頭を切り替えて質問しに行きましょう。

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僕は、「この作業は30分考えてわからなかったら質問する」というように時間で切っていました。

社内メモなどに目を通す

会社って、業務の進め方などをメモした文書(ドキュメント)がパソコンや紙媒体で保管していることが多いです。そうでないと、ある特定の社員しか対応できない作業があったりと、効率が悪くなるからです。その人が退職してしまうと、業務引き継ぎのメモ書きがなければ、誰もその作業ができなくなりますからね。

ということで、新人のうちはパソコン内の共有フォルダ(チーム全員がアクセスできる場所)に格納されたドキュメント(社内メモ)をよく読んでいました。「手順書」「議事録」「仕様書」「設計書」などなど、何でも目をとおしました。

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普段の業務とは別でチェックしていくことになるので、最初のうちは辛いですが、新人なら誰もが通る道です。少しずつ覚えていけばOKです。

インターネットで専門用語などを調べる

取り扱う業務によって、色々な専門用語があります。僕の場合はIT企業だったので、カタカナのIT用語、コンピュータ用語をひたすら覚えました。

とりあえずネットで検索してみて、ノートに意味を書き留めていました。覚えないと、先輩たちの会話についていけないし、作業も進まないので仕方なしです。

ネットで調べても、どうしてもわからない用語については、先輩に質問してみると良いです。

スキルアップ、専門業務に関する書籍を購入する

スキルアップや専門業務などに関する書籍を探して読んでみるのもお勧めです。

図書館にあれば無料で閲覧できますし、ネットで注文すればすぐ届きます。仕事場においていけば、いざとなった時に調べて作業がはかどることでしょう。

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会社のために実費で勉強するの?と思う方もいるでしょう。だって僕がそうでしたから。でも、やっぱり仕事してお金を稼ぐので、このくらいの努力はあってもいいのかな、、と僕は思っています。

仕事のできる先輩の真似をする

自分だけでは手一杯で、なかなか仕事ができるようにならないこともあります。そういうときは、仕事ができる先輩や上司の行動、振る舞いをよーく観察してみて、真似してみると良いかもです。

僕もよく憧れの先輩の「話し方」「報告の仕方」「仕事の仕方」を真似していました。仕事を辞めて個人事業を始めた今でも、継続しています。

今までとは異なる視点で仕事をしてみることで、何か見えてくるものがあるかもしれません。そして、自分にあった仕事の仕方というものも同時に見えてくるかと。

まとめ

仕事がなかなか覚えられない方向けに、僕がIT企業に入社して1年目にやったことをご紹介しました。一番大切なのは、あなた自身が”あるべき姿”を目指して、悶々と悩み続けることかと思います。その過程で、少しずつ確実に成長していけば、それで良いです。

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